Obowiązek KseF 2026

Opublikowano w 7 grudnia 2025 16:43

Wystawianie faktur w ramach Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) to rewolucja w polskiej księgowości, która zmienia definicję tego, czym jest faktura i w którym momencie uznaje się ją za wystawioną.

Oto uporządkowany przewodnik po tym, jak wygląda proces wystawiania faktur zgodnych z KSeF oraz co musisz wiedzieć o aktualnych terminach.

 

📅 Aktualne terminy (Obowiązek KSeF)

Najważniejszą informacją jest to, że obowiązkowe wejście KSeF zostało przesunięte. Obecnie obowiązują dwie kluczowe daty:

  • 1 lutego 2026 r. – dla dużych przedsiębiorców (wartość sprzedaży brutto powyżej 200 mln zł).

  • 1 kwietnia 2026 r. – dla wszystkich pozostałych przedsiębiorców (w tym MŚP i mikrofirm).

Do tego czasu korzystanie z KSeF jest dobrowolne.

⚙️ Jak wygląda proces wystawienia faktury w KSeF?

Wystawienie faktury "zgodnej z KSeF" różni się od tradycyjnego wysłania PDF-a mailem. Proces ten składa się z 4 głównych kroków:

1. Wygenerowanie faktury w systemie finansowo-księgowym

Tworzysz fakturę w swoim programie (np. Comarch, Enova, Subiekt, wFirma, inFakt itp.) lub w darmowej Aplikacji Podatnika udostępnionej przez Ministerstwo Finansów.

  • Format: Faktura nie jest plikiem PDF ani papierowym wydrukiem. Jest to plik XML zgodny z logiczną strukturą wzoru (obecnie jest to Schema FA(2)).

2. Wysyłka do KSeF

Po zatwierdzeniu w Twoim systemie, faktura jest automatycznie wysyłana do chmury Ministerstwa Finansów (systemu KSeF).

  • Wymaga to uwierzytelnienia (np. Profilem Zaufanym, Pieczęcią Kwalifikowaną lub tokenem autoryzacyjnym).

3. Walidacja i nadanie numeru

System KSeF sprawdza plik pod kątem zgodności technicznej (czy ma wszystkie wymagane pola, czy struktura XML jest poprawna).

  • Jeżeli plik jest poprawny: KSeF nadaje mu unikalny Numer KSeF (długi ciąg znaków).

  • Jeżeli plik ma błędy: Zostaje odrzucony, a Ty otrzymujesz informację o błędzie (faktura nie została wystawiona).

4. Moment wystawienia i otrzymania

To kluczowa zmiana prawna:

  • Data wystawienia faktury: To data przesłania jej do KSeF (pod warunkiem, że zostanie pozytywnie zweryfikowana).

  • Data otrzymania faktury: To moment, w którym KSeF nadał numer identyfikujący. Klient "widzi" fakturę niemal natychmiast po jej przetworzeniu.

📝 Co musi zawierać faktura w KSeF?

Struktura logiczna (Schema FA) jest bardzo rozbudowana, ale większość pól wypełnia Twój program księgowy automatycznie. Najważniejsze zmiany w stosunku do "tradycyjnych" faktur to:

  1. Ścisły format danych: Nie ma dowolności w nazewnictwie niektórych pól. Wszystko musi pasować do schematu XML.

  2. Brak not korygujących: W KSeF nie istnieją noty korygujące wystawiane przez nabywcę. Wszelkie błędy naprawia się poprzez wystawienie faktury korygującej przez sprzedawcę.

  3. Wizualizacja i Kod QR: Jeśli musisz przekazać fakturę klientowi spoza KSeF (np. zagranicznemu) lub klientowi indywidualnemu (B2C), musisz wygenerować tzw. wizualizację faktury opatrzoną kodem QR. Kod ten pozwala zweryfikować autentyczność faktury w systemie.

🛠️ Jak się przygotować technicznie?

Aby wystawiać faktury zgodne z KSeF, potrzebujesz:

  1. Uprawnień: Właściciel firmy (JDG) ma uprawnienia automatycznie (logowanie Profilem Zaufanym). Spółki muszą złożyć formularz ZAW-FA, aby nadać uprawnienia pierwszej osobie.

  2. Oprogramowania:

    • Upewnij się, że Twój dostawca oprogramowania (ERP/fakturowego) jest gotowy na integrację z KSeF.

    • Jeśli wystawiasz mało faktur, możesz korzystać z darmowej Aplikacji Podatnika KSeF (przez przeglądarkę).

Ważne: Faktury konsumenckie (B2C) nie są objęte systemem KSeF. Wystawiasz je "po staremu".